نبذة عن الوظيفة
تقدم هذه الوظيفة دعماً إدارياً رفيع المستوى داخل كيان يعمل في مشاريع البنية التحتية والهندسة المدنية بالكويت، وتهدف إلى تنظيم المهام اليومية لضمان سير العمل بسلاسة واحترافية. يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية التنسيق بين الإدارة العليا والمكاتب المعنية لتحقيق الأهداف المشتركة ضمن الجداول المحددة. يسعى الموقع إلى تعزيز بيئة عمل منظمة تحفظ سرية المعلومات وتدعم قرارات الإدارة بفعالية وشفافية. تتطلب الوظيفة التزامن الجهد مع فرق العمل لضمان إنجاز المعاملات في وقتها المحدد مع الحفاظ على جودة المخرجات.
المهام الرئيسية
- إدارة جداول المواعيد واللقاءات الخاصة بالإدارة العليا وتحديثها باستمرار لتجنب أي تعارض في الأوقات.
- تنظيم السفر والترتيبات اللوجستية المتعلقة بالإقامة والمواصلات وتجهيز المستندات المطلوبة لذلك.
- صياغة وتنسيق المراسلات والخطط والمواد التقريرية لضمان وضوح المعطيات وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
- متابعة سير العمل بين المقر الرئيسي والمواقع الميدانية لضمان انتقال البيانات والمستندات بشكل منتظم ودقيق.
- التواصل مع الجهات الحكومية والمقاولين والعملاء بصفته حلقة وصل فعالة لنقل المعلومات وحل الاستفسارات بسرعة.
- تنظيم الأنظمة الإدارية للمكتب ومراقبة سلامتها مع تحديث السجلات الدورية لضمان الحوكمة الجيدة للوثائق.
- المساهمة في ملفات المناقصات والمستندات المشاريعية وتتبع مواعيد التسليم والاعتمادات لتسهيل سير العملية التنفيذية.
المؤهلات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة يوفر خلفية قوية للتعامل مع البيئة الإدارية المعقدة.
- خبرة عملية تمتد من ٣ إلى ٧ سنوات أو أكثر في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري العالي.
- إتقان تام للغة الإنجليزية يتيح التواصل الفعال في صياغة المراسلات والمحادثات الرسمية والمهنية.
- إجادة متقدمة لبرامج مايكروسوفت أوفيس مثل وورد وإكسل وباوربوينت لتحضير العروض والمستندات بدقة.
- قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت مع الحفاظ على سرية المعلومات وحماية خصوصية العمل.
- حسن التصرف والاحترافية في التعامل مع مختلف المستويات الوظيفية والقدرة على العمل تحت الضغط.
- القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة وتعديل الخطط بمرونة لمواكبة احتياجات الإدارة العليا.
ما نقدمه
- راتب مجزٍ يتناسب مع مستوى المسؤوليات والخبرة المطلوبة في هذا الدور الإداري الهام.
- بيئة عمل احترافية تدعم التطور المهني وتوفر فرصاً للتعلم المستمر من خلال التعامل مع مشاريع متنوعة.
- استقرار وظيفي في مؤسسة رائدة تعمل في قطاع البنية التحتية والهندسة المدنية داخل الكويت.
- دعم إداري وتنظيمي متكامل يسهل إنجاز المهام اليومية ويعزز من كفاءة الأداء الفردي والجماعي.
كيفية التقديم
نرجو من المهتمين إرسال السيرة الذاتية الحديثة التي توضح الخبرات السابقة والشهادات العلمية بوضوح. سيتم دراسة الطلبات المقدمة وتقييمها بناءً على مدى توافقها مع متطلبات الوظيفة وشروطها الأساسية. يفضل توضيح الإنجازات الإدارية والتنظيمية التي تمت في الأدوار السابقة لزيادة فرص القبول.